Surat perpanjangan kontrak kerja adalah prosedur yang penting dalam menjaga konsistensi hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Ketentuan dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) mengamanatkan bahwa kontrak kerja akan berakhir secara otomatis setelah periode tertentu. 

Namun, sebagai perusahaan, hakikatnya memiliki kewenangan untuk memperpanjang kontrak kerja jika dianggap perlu, sesuai dengan regulasi yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan atau lebih dikenal sebagai Omnibus Law UU Cipta Kerja.

Sebagai pemberi kerja, Anda harus memahami bahwa terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memutuskan untuk memperpanjang kontrak kerja karyawan dengan menerbitkan Surat Perpanjangan Kontrak Kerja. Oleh karena itu, simak penjelasan proses perpanjangan kontrak kerja serta ketentuan kepada seluruh karyawan di bawah ini.

Sekilas Mengenai Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Pada bulan November 2020, Undang-Undang Cipta Kerja mengubah beberapa ketentuan yang sebelumnya termaktub dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003.

Salah satu revisi yang dilakukan adalah terkait dengan regulasi mengenai durasi dan perpanjangan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Regulasi tersebut akan ditetapkan secara terpisah dan termuat dalam Peraturan Pemerintah. Berikut adalah isi Pasal 59 ayat (4) Undang-Undang Cipta Kerja:

“Ketentuan lebih lanjut mengenai jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaan, jangka waktu, dan batas waktu perpanjangan perjanjian kerja waktu tertentu diatur dalam Peraturan Pemerintah”

Sebagai catatan, durasi maksimal kontrak kerja dalam Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) adalah 2 (dua) tahun. Jika melebihi batas waktu tersebut, maka Anda tidak berhak membuat surat perpanjangan kontrak kerja.

Dalam hal ini, kontrak secara otomatis akan dianggap batal secara hukum, dan status karyawan yang semula berdasarkan kontrak akan berubah menjadi karyawan tetap. Selain itu juga, Anda hanya diperkenankan membuat perpanjangan kontrak kerja sekali saja, dengan jangka waktu maksimal 1 (satu) tahun.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, Pasal 5 menyatakan:

1.  PKWT berdasarkan jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf a dibuat untuk pekerjaan tertentu yaitu:

• Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama;
• Pekerjaan yang bersifat musiman; atau
• Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.

1.  PKWT berdasarkan selesainya suatu pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b dibuat untuk pekerjaan tertentu yaitu:

• Pekerjaan yang sekali selesai; atau
• Pekerjaan yang sementara sifatnya

1.  Selain pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (!) dan ayat (2), PKW dapat dilaksanakan terhadap pekerjaan tertentu lainnya yang jenis dan sifat atau kegiatannya bersifat tidak tetap

Baca juga: Perbedaan PKWT dan PKWTT yang Perlu Diketahui Oleh Pekerja

Cara Pembuatan Surat Perpanjangan Kontrak Kerja

Berikut beberapa poin yang terdapat dalam Pasal 59 yang mengatur mengenai perpanjangan dan pembaruan PKWT:

• Jangka waktu untuk PKWT adalah maksimal 2 tahun, dan perpanjangan PKWT dapat dilakukan satu kali untuk jangka waktu maksimal 1 tahun
• Perpanjangan dilakukan sebelum jangka waktu PKWT berakhir dan wajib diberitahukan secara tertulis kepada karyawan bersangkutan paling lambat 7 hari sebelum PKWT berakhir
• Tidak ada jeda waktu antara PKWT dan perpanjangan PKWT, artinya hubungan kerja terus berlanjut (tidak boleh putus)
• Setelah perpanjangan PKWT berakhir, dapat dilakukan pembaruan PKWT satu kali untuk jangka waktu maksimal 2 tahun
• Pembaruan PKWT baru bisa dilakukan setelah melewati masa tenggang 30 hari dan berakhirnya kontrak, sehingga hubungan kerja harus putus lebih dulu
• Pembaruan PKWT hanya dilakukan untuk pekerjaan yang sekali selesai atau sifatnya sementara

Namun, penting untuk dicatat bahwa semua poin yang telah disebutkan sebelumnya kini telah mengalami perubahan. Seperti yang telah disebutkan, semua ketentuan terkait Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) akan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Sebelum Anda mengeluarkan surat perpanjangan kontrak kerja, penting untuk memahami beberapa poin yang telah direvisi dan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 2021.

Pada Bab II, Pasal 8 telah dijelaskan bahwa:

• PKWT berdasarkan jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) dapat dibuat untuk paling lama 5 (lima) tahun.
• Dalam hal jangka waktu PKWT sebagaimana dimaksud pada ayat (1) akan berakhir dan pekerjaan yang dilaksanakan belum selesai maka dapat dilakukan perpanjangan PKWT dengan jangka waktu sesuai kesepakatan antara Pengusaha dengan Pekerja/Buruh, dengan ketentuan jangka waktu keseluruhan PKWT beserta perpanjangannya tidak lebih dari 5 (lima) tahun.
• Masa kerja Pekerja/Buruh dalam hal perpanjangan jangka waktu PKWT sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tetap dihitung sejak terjadinya Hubungan Kerja berdasarkan PKWT.

Kemudian, di dalam Pasal 9 dijelaskan bahwa:

• Dalam hal pekerjaan tertentu yang diperjanjikan dalam PKWT dapat diselesaikan lebih cepat dari lamanya waktu yang disepakati sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b maka PKWT putus demi hukum pada saat selesainya pekerjaan.
• Dalam hal pekerjaan tertentu yang diperjanjikan dalam PKWT belum dapat diselesaikan sesuai lamanya waktu yang disepakati sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b maka jangka waktu PKWT dilakukan perpanjangan sampai batas waktu tertentu hingga selesainya pekerjaan.
• Masa kerja Pekerja/Buruh dalam hal perpanjangan jangka waktu PKWT sebagaimana dimaksud pada ayat (4) tetap dihitung sejak terjadinya Hubungan Kerja berdasarkan PKWT.

Demikianlah penjelasan lengkap yang perlu Anda pertimbangkan sebelum membuat surat perpanjangan kontrak kerja, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Pada dasarnya, kebutuhan akan karyawan kontrak atau tetap harus disesuaikan dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan perusahaan.

Namun, jika Anda berniat merekrut karyawan dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), pastikan untuk mempelajari dan memahami segala perubahan dalam peraturan yang disebutkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021.

Baca juga: Kenali 7 Proses Screening CV Karyawan Secara Efektif dan Tepat