Bagi Anda yang bekerja sebagai Human Resource (HR) tentunya tidak asing dengan istilah IT outsourcing. Sedangkan masyarakat awam masih banyak yang belum mengetahui apa itu IT outsourcing. 

IT outsourcing adalah praktik di mana sebuah perusahaan memanfaatkan layanan dari pihak luar untuk mengelola atau menjalankan fungsi-fungsi TI mereka, seperti pengembangan perangkat lunak, manajemen infrastruktur, atau dukungan teknis. 

Hal ini dapat membantu perusahaan untuk fokus pada inti bisnis mereka sambil memanfaatkan keahlian dan sumber daya teknologi dari penyedia layanan IT yang spesialis. 

Di dalam ranah HR, pemahaman mengenai outsourcing IT penting karena dapat memengaruhi strategi pengembangan SDM, khususnya dalam mengelola karyawan yang terlibat dalam proyek-proyek outsourcing TI.

Baiklah Sobat TOGI, untuk memahami secara lengkap mengenai apa itu IT outsourcing, mari kita simak bersama-sama ulasannya berikut ini!

Pengertian IT Outsourcing 

Sepenggal pengertian mengenai apa itu IT sourcing atau outsourcing TI telah digambarkan, yaitu praktik di mana sebuah organisasi atau perusahaan memanfaatkan layanan dari pihak eksternal untuk mengelola, mengembangkan, atau menjalankan fungsi-fungsi teknologi informasi (TI) mereka. 

Praktik ini dapat mencakup berbagai layanan, mulai dari pengembangan perangkat lunak, manajemen infrastruktur TI, hingga dukungan teknis. Dengan menggunakan layanan IT outsourcing, perusahaan dapat mengakses keahlian teknis dan sumber daya yang mungkin tidak mereka miliki secara internal, sambil membebaskan sumber daya internal untuk fokus pada kegiatan inti bisnis mereka. Outsourcing TI juga dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam hal biaya dan skala, serta memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan layanan sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa harus mengelola infrastruktur TI secara langsung.

Keuntungan Menggunakan Jasa IT Outsourcing 

Dengan perannya yang begitu banyak dan menguntungkan, maka keuntungan menggunakan jasa  IT outsourcing atau outsourcing TI seperti TOG Indonesia yang telah berpengalaman dalam membantu banyak perusahaan meningkatkan efisiensi operasional mereka dan fokus pada inti bisnis mereka. Secara lengkap keuntungan menggunakan jasa outsourcing TI dapat dilihat seperti berikut ini: 

1. Efisiensi Biaya

Efisiensi biaya dapat ditingkatkan melalui penggunaan layanan outsourcing TI, yang memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya overhead dengan membayar hanya untuk layanan yang digunakan. Dengan demikian, tidak perlu lagi mengelola infrastruktur atau sumber daya secara internal.

2. Akses Terhadap Keahlian

Akses terhadap keahlian diperluas dengan menggunakan layanan outsourcing TI, memberikan kesempatan untuk mendapatkan langsung keahlian dan pengalaman dalam berbagai teknologi dan domain yang mungkin tidak tersedia secara internal.

3. Fleksibilitas Skala

Fleksibilitas dalam skala outsourcing TI memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas IT sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah meningkatkan atau mengurangi skala operasi mereka tanpa harus terikat pada infrastruktur internal yang tetap.

4. Fokus Pada Inti Bisnis

Dengan mengalihkan tanggung jawab operasional IT kepada penyedia layanan, perusahaan dapat lebih fokus pada strategi inti bisnis mereka. Hal ini membebaskan sumber daya internal untuk digunakan dalam pengembangan dan inovasi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mempercepat pertumbuhan bisnis.

5. Peningkatan Produktivitas

Dengan membebaskan sumber daya internal dari tugas-tugas teknis melalui outsourcing TI, karyawan dapat mengalami peningkatan produktivitas. Mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis dan bernilai tambah bagi perusahaan, seperti inovasi, pengembangan produk, dan pelayanan pelanggan, yang secara langsung berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.

6. Peningkatan Keamanan

Peningkatan keamanan dapat terjadi dengan menggunakan penyedia layanan yang memiliki keahlian khusus dalam keamanan IT. Dengan demikian, perusahaan dapat memperkuat proteksi terhadap data dan sistem mereka, mengurangi risiko serangan cyber, kebocoran informasi, dan gangguan lainnya yang dapat mengancam operasi bisnis mereka.

7. Keterampilan Manajemen Proyek

Pemanfaatan keterampilan manajemen proyek dari penyedia layanan dapat membantu dalam mengelola proyek IT secara efektif. Dengan pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh penyedia layanan, perusahaan dapat mengurangi risiko kegagalan proyek, meningkatkan efisiensi waktu dan sumber daya, serta memastikan pencapaian tujuan proyek dengan lebih baik.

8. Skalabilitas Global

Dengan skalabilitas global, perusahaan dapat mengakses tenaga kerja global dan sumber daya IT yang tersebar di seluruh dunia. Ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kemampuan operasional secara global, merespons kebutuhan pasar yang beragam, dan memperluas jangkauan bisnis mereka tanpa terbatas oleh batasan geografis.

9. Inovasi Terus Menerus

Inovasi terus menerus dapat dicapai dengan mendapatkan akses terhadap teknologi terbaru dan praktik terbaik dalam industri IT melalui kemitraan dengan penyedia layanan yang selalu memperbarui pengetahuan dan infrastrukturnya. Dengan demikian, perusahaan dapat tetap berada di garis depan perubahan teknologi, memanfaatkan peluang baru, dan menciptakan nilai tambah bagi bisnis mereka.

10. Respon Cepat

Respon cepat dapat dicapai dengan memiliki tim yang siap siaga untuk merespons masalah teknis dan memberikan dukungan 24/7. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan waktu henti operasional yang tidak diinginkan, menjaga kontinuitas bisnis, dan memastikan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

Baca juga: Konsultan IT Adalah: Definisi, Tugas, Skill dan Manfaatnya

Penyebab Perusahaan Menggunakan Jasa IT Outsourcing 

Saat ini telah banyak perusahaan yang menggunakan layanan outsourcing TI guna membantu memaksimalkan bisnis mereka dengan mengurangi kompleksitas operasional, meningkatkan efisiensi, dan mempercepat time-to-market. 

Outsourcing TI memungkinkan perusahaan untuk fokus pada kegiatan inti mereka, sementara spesialis TI dari penyedia layanan dapat menangani aspek-aspek teknis yang kompleks, seperti pengelolaan infrastruktur, keamanan data, dukungan pengguna, dan pengembangan aplikasi. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih responsif terhadap perubahan pasar, mengurangi risiko teknologi, dan meningkatkan daya saing mereka dalam industri yang terus berubah.

Dengan banyaknya keuntungan dan manfaat yang didapat, perusahaan yang menggunakan layanan tersebut pada awalnya memiliki beberapa alasan dan kondisi yang memotivasi mereka untuk memilih IT outsourcing sebagai strategi bisnis. 

Beberapa alasan dan kondisi yang mungkin mempengaruhi keputusan perusahaan untuk menggunakan layanan outsourcing IT meliputi: 

1. Fokus pada Inti Bisnis

Penyebab yang pertama perusahaan menggunakan layanan outsourcing TI adalah ingin berfokus kepada bisnis. Setiap bisnis tentunya menginginkan agar sumber daya internal dapat dialokasikan secara lebih efektif dan efisien demi pengembangan inti bisnis mereka.

Dengan mengalihkan tanggung jawab operasional TI kepada penyedia layanan outsourcing, perusahaan dapat membebaskan sumber daya internal dan waktu yang sebelumnya digunakan untuk mengelola infrastruktur dan layanan TI. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk fokus sepenuhnya pada kegiatan inti bisnis mereka, seperti pengembangan produk atau layanan, peningkatan kualitas layanan kepada pelanggan, pengembangan strategi pemasaran, dan inovasi bisnis lainnya.

Selain itu, dengan mengurangi kompleksitas operasional TI yang harus diurus, perusahaan juga dapat mengurangi gangguan dan risiko yang terkait dengan kegagalan sistem atau keamanan data, sehingga meningkatkan keandalan dan keamanan operasi bisnis mereka.

2. Efisiensi Biaya

Penyebab yang kedua adalah hendak memaksimalkan biaya dengan efisiensi dalam pengelolaan infrastruktur dan operasional TI, sehingga dapat mengurangi beban keuangan yang harus ditanggung oleh perusahaan. 

Di dalam perusahaan terdapat biaya overhead yang mencakup berbagai aspek seperti biaya administrasi, gaji karyawan, biaya utilitas, dan pemeliharaan fasilitas, termasuk infrastruktur TI. 

Outsourcing TI memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya overhead yang terkait dengan pengelolaan sumber daya TI secara internal. Berikut adalah biaya- biaya overhead yang dapat ditekan:

• Biaya Pengelolaan SDM: Dengan tidak mempekerjakan staf TI secara internal, perusahaan dapat menghindari biaya yang terkait dengan gaji, tunjangan, pelatihan, dan manfaat karyawan. Penyedia layanan outsourcing biasanya memiliki tim yang terampil dan berpengalaman yang dapat disewa dengan biaya yang lebih rendah daripada mempekerjakan staf TI sendiri.
• Biaya Infrastruktur: Perusahaan tidak perlu menginvestasikan dana besar dalam pembelian dan pemeliharaan infrastruktur TI sendiri, seperti server, jaringan, dan perangkat keras lainnya. Dengan menggunakan layanan outsourcing, mereka membayar biaya langganan yang sering kali lebih terjangkau daripada membangun dan mengelola infrastruktur sendiri.
• Peningkatan Skala Ekonomi: Penyedia layanan outsourcing sering melayani beberapa klien sekaligus, yang memungkinkan mereka mencapai skala ekonomi yang lebih besar. Ini berarti biaya per unit layanan dapat ditekan lebih rendah, karena biaya dapat dibagi di antara beberapa klien.
• Biaya Pemeliharaan dan Pembaruan: Penyedia layanan outsourcing bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastruktur TI. Ini mengurangi biaya yang terkait dengan perawatan rutin dan memastikan bahwa perusahaan selalu menggunakan teknologi terbaru tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

3. Akses kepada Keahlian dan Sumber Daya

Penyebab selanjutnya adalah akses kepada keahlian dan sumber daya yang spesifik dalam bidang teknologi informasi yang mungkin tidak tersedia di dalam perusahaan, sehingga outsourcing TI menjadi solusi untuk mendapatkan akses kepada keahlian dan sumber daya tersebut.

Penyedia layanan IT outsourcing biasanya memiliki tim yang terampil dan berpengalaman dalam berbagai teknologi dan solusi TI. Tim ini terdiri dari para profesional yang memiliki pengetahuan mendalam tentang infrastruktur TI, perangkat lunak, keamanan informasi, analisis data, dan berbagai area lainnya.

Dengan menggunakan layanan outsourcing TI, perusahaan dapat mengakses keahlian dan sumber daya yang mungkin tidak tersedia secara internal. Beberapa keuntungan dari mengandalkan keahlian penyedia layanan outsourcing TI meliputi:

• Akses ke Spesialisasi: Penyedia layanan outsourcing sering kali memiliki spesialis dalam berbagai bidang TI. Ini termasuk ahli jaringan, ahli keamanan, pengembang perangkat lunak, dan banyak lagi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengandalkan keahlian ini untuk menangani proyek-proyek khusus atau tantangan teknis yang kompleks.
• Pengalaman Lintas Industri: Penyedia layanan outsourcing biasanya bekerja dengan berbagai klien dari berbagai industri. Hal ini memberi mereka pengalaman yang luas dalam menangani berbagai masalah TI yang mungkin dihadapi oleh perusahaan, serta pemahaman yang lebih baik tentang tren industri dan praktik terbaik.
• Inovasi dan Best Practices: Penyedia layanan outsourcing sering kali berada di garis depan inovasi dalam industri TI. Mereka terus memperbarui pengetahuan dan keterampilan mereka untuk mencakup teknologi terbaru dan praktik terbaik. Dengan menggunakan jasa mereka, perusahaan dapat memanfaatkan inovasi dan praktik terbaru tanpa harus melakukannya sendiri.
• Skalabilitas dan Fleksibilitas: Penyedia layanan outsourcing biasanya memiliki tim yang cukup besar dan beragam untuk menyesuaikan diri dengan kebutuhan perusahaan. Ini memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyesuaikan kapasitas dan layanan mereka sesuai dengan kebutuhan mereka saat ini, serta mempercepat atau memperlambat pengembangan proyek sesuai kebutuhan.
• Kontinuitas Bisnis: Dengan menggunakan penyedia layanan outsourcing yang terkemuka, perusahaan dapat memastikan kontinuitas bisnis dalam skenario darurat atau keadaan tak terduga. Penyedia ini sering memiliki prosedur darurat dan rencana pemulihan bencana yang ditetapkan untuk memastikan layanan tetap berjalan bahkan dalam situasi yang sulit.

4. Skalabilitas

Tidak boleh diabaikan, skalabilitas menjadi penyebab banyak perusahaan membutuhkan layanan outsourcing TI. Dengan pertumbuhan bisnis yang cepat, kebutuhan akan infrastruktur IT yang dapat disesuaikan dengan cepat juga meningkat, dan outsourcing TI memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kapasitas mereka sesuai dengan permintaan tanpa harus menginvestasikan sumber daya yang besar secara internal. 

Salah satu keunggulan utama dari layanan outsourcing TI adalah fleksibilitasnya yang memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan layanan sesuai dengan kebutuhan mereka, terutama dalam menghadapi perubahan dalam bisnis. Berikut adalah beberapa cara di mana layanan outsourcing TI dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan:

• Skalabilitas: Perusahaan dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas layanan TI sesuai dengan fluktuasi permintaan atau pertumbuhan bisnis. Misalnya, saat perusahaan mengalami lonjakan aktivitas, penyedia layanan outsourcing dapat menambah kapasitas infrastruktur mereka untuk menangani beban kerja yang lebih besar.
• Cakupan Layanan: Perusahaan dapat memilih layanan outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan mereka, mulai dari manajemen infrastruktur hingga dukungan pengguna akhir atau bahkan pengembangan aplikasi khusus. Ketika kebutuhan berubah, perusahaan dapat menyesuaikan cakupan layanan yang disediakan oleh penyedia outsourcing.
• Penyesuaian Kontrak: Kontrak layanan outsourcing dapat dirancang sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya dengan perubahan dalam bisnis. Ini dapat mencakup perubahan dalam level layanan, biaya, atau durasi kontrak, untuk mencerminkan evolusi kebutuhan perusahaan.
• Inovasi Teknologi: Layanan IT outsourcing juga dapat mencakup akses ke teknologi terbaru dan inovasi dalam industri TI. Perusahaan dapat memanfaatkan kemampuan penyedia layanan outsourcing untuk memperkenalkan solusi baru yang meningkatkan efisiensi operasional atau memberikan keunggulan kompetitif.  

5. Untuk Pengembangan Inovasi

Penyebab lain di banyak perusahaan yang kerap membutuhkan jasa outsourcing TI adalah untuk mengembangkan inovasi dan mempercepat pengembangan produk dan layanan. 

Dengan mengandalkan penyedia layanan yang memiliki akses ke berbagai sumber daya dan teknologi, perusahaan dapat mempercepat siklus pengembangan dan peluncuran produk. 

Outsourcing TI juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses kepemilikan intelektual dan keahlian yang mungkin tidak tersedia secara internal, membuka peluang untuk inovasi baru dan pemecahan masalah yang lebih efektif. 

Dengan demikian, outsourcing TI dapat menjadi katalisator untuk pertumbuhan dan diferensiasi perusahaan di pasar yang kompetitif.

6. Mencegah Ketidakpastian dan Risiko

Outsourcing TI dapat membantu perusahaan mengurangi risiko yang terkait dengan perubahan dalam teknologi, peraturan, atau kebutuhan bisnis. Penyedia layanan outsourcing seringkali memiliki pengalaman dan keahlian dalam mengelola risiko ini.

7. Fleksibilitas dan Responsif

Penyebab yang terakhir adalah demi tercapainya fleksibilitas dan responsivitas bisnis terhadap perubahan pasar dan kebutuhan bisnis yang terus berubah. 

Dengan outsourcing IT, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan skala layanan mereka sesuai dengan permintaan pasar atau perubahan internal, tanpa harus menghadapi kendala yang terkait dengan infrastruktur internal yang kaku. 

Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan untuk tetap responsif terhadap peluang baru atau tantangan yang muncul, sambil tetap mempertahankan fokus pada inti bisnis mereka. 

Dengan demikian, outsourcing TI menjadi strategi yang penting untuk meningkatkan adaptabilitas dan daya saing perusahaan dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

Baca juga: Talent Sourcing Adalah: Arti, Proses, dan Metodenya

Kembangkan Bisnis dengan Outsourcing IT Sekarang!

Sebagai perusahaan IT outsourcing yang telah lama berkecimpung di dunia IT, TOG Indonesia memiliki standar khusus di dalam melakukan rekrutmen dan seleksi terhadap tenaga IT yang dibutuhkan klien untuk mengerjakan berbagai proyek digital. 

Didukung oleh tenaga IT (engineer) yang kompeten dalam melakukan technical assessment dalam menilai keterampilan (skill set) yang dimiliki kandidat dan yang dibutuhkan dalam setiap proyek, kami siap membantu klien mencapai tujuan teknis dengan memilih kandidat yang paling sesuai.  

Dengan akses ke lebih dari 10.000 lebih database profesional IT, mulai dari posisi junior hingga manajerial seperti backend developer, frontend developer, QA engineer, devops engineer, project manager, UI/UX Designer, dan lainnya. Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut!